A lezárt ajánlatoktól a számlákig – hogyan működik az ExusTrans számlázása

Az ExusTrans számlázási folyamatának áttekintése

Az ExusTrans-en minden számla ellenőrzött platformadatok alapján készül. Ez biztosítja, hogy a számlázásban kizárólag befejezett és visszaigazolt fuvarfeladatok szerepeljenek.

1. 🚛 A fuvarmegbízás teljesül
2. 💬 Az ajánlat visszaigazolása chatben megtörténik
3. 📁 Az ajánlat Lezárt ajánlatként rögzítésre kerül
4. 🧑‍💼 Az adminisztrátor áttekinti a számlázási időszakot
5. 🧾 A számla elkészül
6. 📄 A PDF kiállításra kerül és tárolódik

1. lépés: A fuvarajánlatok chatben kerülnek lezárásra

A kiszállítás befejezése után mindkét fél visszaigazolja a teljesítést az ExusTrans chat rendszerében. Ez a visszaigazolás a fuvarszolgáltatás hivatalos lezárását jelenti.

• 📱 A visszaigazolás a chaten belül történik
• 📦 A kiszállítás státusza ellenőrzésre kerül
• 💬 A végső ár és költségek visszaigazolásra kerülnek
• 🔒 A rekord számlázási célból zárolásra kerül

Csak azok az ajánlatok léphetnek tovább a számlázási szakaszba, amelyeket mindkét fél teljes körűen visszaigazolt.

2. lépés: A lezárt ajánlatok Lezárt ajánlatként tárolódnak

A visszaigazolást követően minden befejezett fuvar Lezárt ajánlatként kerül mentésre a rendszerben. Ez a rekord lesz a számlázás hivatalos pénzügyi hivatkozási alapja.

• 📌 Helye: Saját profil → Lezárt ajánlatok
• 🧾 Véglegesen egyeztetett ár
• 🛣️ Jóváhagyott útdíjak és extra tételek
• 📍 Útvonal és kézbesítési adatok
• 🕒 Teljesítés időbélyege

A Lezárt ajánlatok a visszaigazolás után nem szerkeszthetők. Ez garantálja a számlázás integritását és megakadályozza az utólagos módosításokat.

3. lépés: Validálás és előkészítés számlázáshoz

A számla létrehozása előtt a rendszer automatikusan validálja az összes Lezárt ajánlatot az adatok következetességének biztosítása érdekében.

• 🔍 A teljesítési státusz ellenőrzése
• 📄 Ár- és költségadatok validálása
• 🏢 Céges adatok ellenőrzése
• 💶 ÁFA és ország ellenőrzése
• ⚠️ Hiányzó információk azonosítása

A validáláson megbukó ajánlatok átmenetileg kizárásra kerülnek, amíg a szükséges adatok javításra nem kerülnek.

4. lépés: Az adminisztrátor havonta kétszer készít számlákat

Az ExusTrans-en a számlákat az adminisztrátorok rögzített számlázási ciklusok szerint állítják ki. Ez kiszámítható könyvelési időszakokat biztosít.

• 📅 1. időszak: a hónap 1. – 14.
• 📅 2. időszak: 15. – hónap vége
• 📊 Csak a validált Lezárt ajánlatok kerülnek bele
• 🧠 Automatikus csoportosítás megbízó és fuvarozó szerint

Ez a központosított kiállítási folyamat biztosítja a következetességet és a jogszabályi megfelelést.

5. lépés: Automatikus jutalékszámítás

Az ExusTrans standard platformjutalékot alkalmaz a fuvarozói szolgáltatásokra. A jutalék számítása automatikusan és átlátható módon történik.

• 🧮 Standard mérték: 20%
• 📌 A nettó fuvardíjra kerül alkalmazásra
• ✅ A megbízói számlában szerepel
• 📄 A számlázási dokumentumokon látható

Ez a rendszer megelőzi a hibás árazást, és biztosítja, hogy a fuvarozók mindig helyesen kalkulálják az ajánlataikat.

6. lépés: Az ÁFA- és adószabályok automatikus alkalmazása

A számla készítése során a rendszer a cég székhelye és a regisztrációs adatok alapján meghatározza a helyes ÁFA-kezelést.

• 🇧🇪 Belga ÁFA (21%) amikor alkalmazandó
• 🇪🇺 EU fordított adózás
• 🌍 EU-n kívül: hatályon kívüli
• 📑 Jogi hivatkozások hozzáadása

Ez a folyamat biztosítja, hogy a számlák megfeleljenek a belga és európai előírásoknak.

7. lépés: PDF-számlák generálása

A számítás és validálás után az ExusTrans automatikusan jogszabályoknak megfelelő PDF-számlákat generál.

• 🧾 Egyedi számlaszám
• 🏢 Céges azonosító adatok
• 💶 Árbontás
• 📑 ÁFA-megjegyzések
• 📆 Kiállítási dátum és időszak

Ezek a PDF dokumentumok alkalmasak könyveléshez, auditokhoz és pénzügyi riportáláshoz.

8. lépés: Számlák elérése és letöltése

Minden legenerált számla biztonságosan tárolódik a felhasználói fiókban, és bármikor elérhető.

• 👤 Helye: Saját profil → Számlák
• ⬇️ PDF letöltése egy kattintással
• 📊 Számlastátusz-követés
• 📁 Történeti archívum

Javasoljuk a felhasználóknak, hogy a számlákat töltsék le és archiválják saját könyvelési nyilvántartásukhoz.

Az ExusTrans számlázási rendszerének előnyei

Az automatizált számlázási folyamat jelentős előnyöket biztosít mind a megbízók, mind a fuvarozók számára.

• ✅ Csökkent adminisztratív teher
• ✅ Átlátható árazás
• ✅ Alacsonyabb vitakockázat
• ✅ Auditkész dokumentáció
• ✅ Kiszámítható számlázási ciklusok

❓ Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

Mikor válik egy ajánlat Lezárt ajánlattá?

Egy ajánlat akkor válik Lezárt ajánlattá, amikor a fuvar teljesült, és mindkét fél visszaigazolja a kézbesítést a chatben.

Hol láthatom a Lezárt ajánlataimat?

Minden befejezett munkát a Saját profil → Lezárt ajánlatok menüpontban talál.

Szerkeszthetem a Lezárt ajánlatot a visszaigazolás után?

Nem. A Lezárt ajánlatok a visszaigazolás után zárolásra kerülnek az átlátható és megbízható számlázás biztosítása érdekében.

Milyen gyakran készülnek a számlák?

A számlák havonta kétszer készülnek: 1–14. között, illetve 15-től a hónap végéig.

Ki állítja ki a számlákat?

A számlákat az ExusTrans adminisztrátorai állítják ki ellenőrzött Lezárt ajánlat adatok alapján.

Minden befejezett ajánlat bekerül a következő számlába?

Igen. A számlázási időszakon belüli összes validált Lezárt ajánlat bekerül a következő számlába.

Hogyan kerül alkalmazásra a 20% jutalék?

A jutalék a fuvarozó nettó díja alapján automatikusan kerül kiszámításra, és a végszámlában szerepel.

Mikor történik az ÁFA számítása?

Az ÁFA számítása automatikusan történik a számla generálásakor a cég székhelye és az ÁFA-regisztrációs adatok alapján.

Mikor készül el a PDF-számla?

A PDF-számlák a számlázási ciklus lezárását és jóváhagyását követően azonnal legenerálásra kerülnek.

Hol tudom letölteni a számláimat?

Minden számla elérhető a Saját profil → Számlák menüpontban, és bármikor letölthető.

Mi történik, ha a Lezárt ajánlatom hibás információt tartalmaz?

Haladéktalanul vegye fel a kapcsolatot az ExusTrans ügyféltámogatásával. Javítás csak a számla generálása előtt lehetséges.

Miért hiányzik a Lezárt ajánlatom a számláról?

Egy Lezárt ajánlat kimaradhat, ha hiányos, felülvizsgálat alatt áll, vagy hiányoznak a kötelező adatok.

Kaphatok számlát gyakrabban?

Nem. A számlák rögzített számlázási ciklusok szerint kerülnek kiállításra a következetes könyvelés biztosítása érdekében.

Meddig tárolja az ExusTrans a számlákat?

A számlák biztonságosan tárolódnak a fiókjában, és a jogszabályi megőrzési követelményeknek megfelelően elérhetők maradnak.

Szükséges saját példányt is megőriznem a számlákról?

Igen. A felhasználók felelősek a számlák letöltéséért és archiválásáért saját könyvelési és adónyilvántartásaikhoz.

Összegzés

A chates visszaigazolástól a végleges PDF átadásáig az ExusTrans strukturáltan és átláthatóan kezeli a teljes számlázási folyamatot. A Lezárt ajánlatok mint egyetlen hiteles forrás használatával, az automatikus jutalék- és ÁFA-szabályok alkalmazásával, valamint a megfelelő dokumentumok generálásával a platform megbízható számlázást biztosít minden felhasználó számára.